Im Jahr 2025 ist eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ohne digitale Abstimmung kaum noch vorstellbar. Früher mussten Eigentümer monatelang auf eine physische Versammlung warten, um eine Dachreparatur oder die Modernisierung der Heizung zu beschließen. Heute entscheiden sie in wenigen Tagen per E-Mail, WhatsApp oder einer speziellen Plattform - und das legal, sicher und bindend. Die WEG-Reform von 2020 hat das möglich gemacht, die Anpassungen von 2022 haben es praktikabel gemacht, und 2025 ist es zur Normalität geworden. Aber wie funktioniert das wirklich? Und was muss man beachten, damit ein Beschluss nicht vor Gericht gekippt wird?
Was ist ein Umlaufbeschluss - und warum ist er so wichtig?
Ein Umlaufbeschluss ist eine Entscheidung, die ohne Versammlung getroffen wird. Alle Eigentümer erhalten die Beschlussvorlage schriftlich - per E-Mail, WhatsApp oder über eine digitale WEG-Plattform - und können innerhalb einer festgelegten Frist mit Ja, Nein oder Enthaltung antworten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Keine Terminkoordination, keine langen Sitzungen, keine Anreise. Eine dringende Reparatur, die früher sechs Wochen gedauert hat, wird heute in sieben Tagen beschlossen.
Früher galt: Jeder Eigentümer muss zustimmen. Ein einziger Nein-Stimme hat alles blockiert. Das war oft der Grund, warum dringende Maßnahmen scheiterten. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft aber mit einfacher Mehrheit beschließen, dass im Umlaufverfahren nicht mehr Einstimmigkeit, sondern nur noch die Mehrheit der abgegebenen Stimmen nötig ist. Das hat die Praxis revolutioniert. In Gemeinschaften mit mehr als 20 Parteien scheiterte der klassische Umlaufbeschluss in 68 % der Fälle. Heute läuft er in 78 % der Fälle erfolgreich - laut HWV-Statistik aus November 2024.
Wie läuft ein Umlaufbeschluss ab - Schritt für Schritt
Ein rechtsverbindlicher Umlaufbeschluss braucht klare Regeln. Hier ist der Ablauf, wie er heute in der Praxis funktioniert:
- Beschlussvorlage erstellen: Der Verwalter oder der Vorstand formuliert den Vorschlag mit exaktem Wortlaut. Dazu gehören: Was soll beschlossen werden? Warum? Welche Kosten sind zu erwarten? Gibt es konkrete Angebote? Die Vorlage muss klar und vollständig sein - kein Platz für Interpretationen.
- Frist setzen: Die Frist für die Stimmabgabe muss angemessen sein. Bei einfachen Entscheidungen (z. B. neue Briefkästen) mindestens 7 Tage. Bei größeren Ausgaben (über 1.000 Euro pro Wohnung) mindestens 14 Tage. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 23 Abs. 3 WEG).
- Stimmabgabe ermöglichen: Die Antwort muss in Textform erfolgen: E-Mail, WhatsApp, SMS oder über eine WEG-Plattform. Mündliche Zustimmung am Telefon reicht nicht. Ein einfacher "Ja" in WhatsApp ist ausreichend - aber nur wenn der Absender eindeutig identifizierbar ist. Die Deutsche Anwaltsakademie bestätigt: WhatsApp ist formgültig, wenn der Eigentümer bewusst zustimmt.
- Dokumentation: Jede Antwort muss mit Zeitstempel, Name des Eigentümers und klarem Votum (Ja/Nein/Enthaltung) archiviert werden. Enthaltungen zählen nicht als Zustimmung. Wer das nicht ordentlich macht, riskiert eine Anfechtung - und das passiert häufiger, als man denkt.
- Auswertung und Bekanntgabe: Nach Ablauf der Frist wird gezählt. Werden die erforderlichen Stimmen erreicht, wird der Beschluss schriftlich festgehalten und allen Eigentümern zugestellt.
Die durchschnittliche Erstellungszeit für eine vollständige Vorlage liegt bei 3-5 Stunden. 62 % der Verwalter nutzen vorgefertigte Templates, um Zeit zu sparen. Die größten Herausforderungen? Die rechtssichere Dokumentation (58 % der Verwalter nennen das als größte Hürde) und die Einbindung älterer Eigentümer (47 %).
Online-Versammlungen: Was ist anders?
Ein Umlaufbeschluss läuft ohne Live-Kontakt. Eine Online-Versammlung hingegen ist eine echte Versammlung - nur statt im Gemeinschaftsraum findet sie per Video statt. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:
- Zustimmung erforderlich: Für Online-Versammlungen braucht die WEG eine vorherige Zustimmung von mindestens 75 % der Stimmen. Diese Zustimmung muss alle drei Jahre erneuert werden - das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 24 Abs. 2 WEG).
- Teilnahmequote: Bei Online-Versammlungen liegt die Teilnahme bei 55-70 %. Das ist weniger als bei Umlaufbeschlüssen (85-95 %), aber höher als bei physischen Versammlungen (45-60 %).
- Technische Anforderungen: Die Plattform muss sicher sein: End-to-End-Verschlüsselung, Teilnehmerliste mit elektronischer Unterschrift, Echtzeit-Protokollierung der Abstimmungen. Plattformen wie vBeschluss oder prop.id erfüllen das - und sind zudem DSGVO-konform nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert.
- Stimmenverhältnis: Bei Online-Versammlungen reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Keine Einstimmigkeit nötig. Das macht sie für große Gemeinschaften praktischer als den klassischen Umlaufbeschluss.
Seit dem 17. Oktober 2024 sind virtuelle Versammlungen offiziell als Alternative zur Absage von physischen Treffen zugelassen. Das bedeutet: Wenn eine Versammlung nicht stattfinden kann - etwa wegen Krankheit oder Wetter -, kann sie kurzfristig online nachgeholt werden.
Welche Plattformen gibt es - und welche lohnen sich?
Es gibt Dutzende digitale WEG-Tools. Die drei Marktführer - vBeschluss, prop.id und matera.eu - halten gemeinsam 68 % des Marktes. Hier ein Vergleich:
| Plattform | Kosten (ab) | Max. Eigentümer | Technik | Nutzerbewertung |
|---|---|---|---|---|
| prop.id | gratis bis 20 Eigentümer | unbegrenzt | Browser-basiert, Sprachsteuerung ab Januar 2025 | 4,7 / 5 (Trustpilot) |
| vBeschluss | 19,90 €/Monat | unbegrenzt | KI-gestützte Rechtsprüfung ab März 2025 | 4,5 / 5 |
| matera.eu | 24,90 €/Monat | unbegrenzt | Hybride Funktionen, Integration mit Hausverwaltungssoftware | 4,3 / 5 |
| E-Mail/WhatsApp | gratis | beliebig | keine Automatisierung, manuelle Dokumentation | 3,2 / 5 |
87 % der professionellen Hausverwaltungen nutzen heute digitale Tools. Bei selbstverwalteten WEGs liegt die Quote bei nur 32 %. Der Grund? Viele Eigentümer haben keine Zeit oder Angst vor der Technik. Aber die Entwicklung ist klar: 2020 gab es 12 Anbieter, 2025 sind es 47. Der Markt wächst um 34,7 % jährlich - von 42 Millionen Euro auf 185 Millionen Euro bis 2025.
Die größten Risiken - und wie man sie vermeidet
Digitale Abstimmungen sind schnell. Aber sie sind nicht fehlerfrei. Die häufigsten Probleme:
- Fehlende Identifizierung: Wer hat gestimmt? Wenn nicht klar ist, ob es wirklich der Eigentümer war, kann der Beschluss angefochten werden. 78 % aller Anfechtungen bei digitalen Umlaufbeschlüssen gehen auf dieses Problem zurück.
- Dokumentationslücken: Kein Zeitstempel, keine Namensnennung, kein Votum - das reicht nicht. Prof. Dr. Thomas Röwekamp von der Uni Bielefeld fand in 12 % der geprüften Fälle Dokumentationslücken, die den Beschluss ungültig machten.
- Technische Überforderung: 32 % der Eigentümer über 65 Jahren haben Schwierigkeiten mit digitalen Verfahren. Die Bundeszentrale für politische Bildung bestätigt: Nur 41 % der Senioren fühlen sich damit wohl. Lösung? Angebot von persönlicher Unterstützung - per Telefon oder Brief.
- WhatsApp-Abstimmungen: Sie sind zulässig, aber riskant. Ein Eigentümer in NRW behauptete 2024, sein Handy sei gehackt worden. Der Beschluss musste neu gefasst werden. Wer WhatsApp nutzt, sollte immer eine schriftliche Bestätigung anfordern.
Die Anfechtungsrate bei digitalen Umlaufbeschlüssen liegt bei 4,2 % - etwas höher als bei physischen Versammlungen (2,8 %). Aber 89 % der Verwalter berichten von kürzeren Entscheidungswegen, und 76 % von besserer Dokumentation. Die Vorteile überwiegen - wenn man es richtig macht.
Was kommt 2025 und danach?
Die Entwicklung geht weiter. Die Bundesregierung plant mit dem WEG-Digitalisierungs-Gesetz 2025 eine weitere Vereinfachung: Ab 2026 soll es ein zentrales digitales WEG-Register geben, in dem alle Beschlüsse gespeichert werden. Außerdem will man die Einstimmigkeitsanforderung für dringende Instandhaltungsmaßnahmen abschaffen - stattdessen reicht dann eine qualifizierte Mehrheit von 75 %.
Die Plattformen passen sich an: prop.id führt ab Januar 2025 eine Sprachsteuerung für ältere Nutzer ein. vBeschluss bietet ab März KI-gestützte Prüfung der Beschlussvorlagen an - die Software prüft automatisch, ob der Text rechtssicher ist. Das ist ein großer Schritt in Richtung Fehlervermeidung.
Prognosen sagen voraus: Bis 2027 werden 95 % aller WEG-Beschlüsse digital initiiert. Der Anteil der reinen Umlaufbeschlüsse steigt von 62 % auf 75 %. Die physische Versammlung wird zur Ausnahme - nicht mehr zur Regel.
Frequently Asked Questions
Ist WhatsApp für Umlaufbeschlüsse rechtlich zulässig?
Ja, WhatsApp ist zulässig, solange der Absender eindeutig identifizierbar ist und der Eigentümer bewusst seine Zustimmung erklärt. Die Deutsche Anwaltsakademie bestätigt diese Rechtslage. Wichtig: Der Text muss den Namen des Absenders enthalten, und es muss klar sein, dass es sich um eine formelle Zustimmung handelt. Keine Emojis, keine vagen Antworten wie "Ok" - ein klares "Ja, ich stimme zu" ist nötig.
Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht antwortet?
Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Nur die tatsächlichen Antworten werden gezählt. Bei einem Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen ist das kein Problem - solange die Mehrheit der Teilnehmer zustimmt. Bei Einstimmigkeit wäre das ein Problem, aber das ist seit 2020 nur noch der Fall, wenn die WEG es explizit so beschlossen hat.
Brauche ich eine spezielle Software für Umlaufbeschlüsse?
Nein, aber es ist empfehlenswert. E-Mail oder WhatsApp reichen rechtlich. Aber ohne Software bleibt die Dokumentation manuell - und das ist fehleranfällig. Plattformen wie prop.id oder vBeschluss automatisieren die Erinnerungen, speichern alle Antworten mit Zeitstempel und erstellen automatisch ein Protokoll. Das spart Zeit und schützt vor Anfechtungen.
Kann ich einen Umlaufbeschluss nachträglich ändern?
Ja, solange die Frist noch nicht abgelaufen ist. Ein Eigentümer kann seine Stimme bis zum letzten Tag ändern - von Ja auf Nein oder umgekehrt. Nach Ablauf der Frist ist der Beschluss bindend. Danach kann er nur noch durch einen neuen Beschluss geändert werden.
Müssen alle Eigentümer Zugang zu digitalen Geräten haben?
Nein. Die WEG muss allen Eigentümern die Möglichkeit zur Teilnahme geben - auch ohne Smartphone. Wer nicht online antworten kann, darf schriftlich per Brief oder per Telefon mit anschließender schriftlicher Bestätigung zustimmen. Der Verwalter ist verpflichtet, Unterstützung anzubieten, besonders für ältere oder technisch unerfahrene Eigentümer. Digitale Spaltung darf nicht zur Diskriminierung werden.
Was ist der Unterschied zwischen Umlaufbeschluss und Online-Versammlung?
Beim Umlaufbeschluss wird ohne Live-Kontakt abgestimmt - jeder antwortet individuell, in seiner Zeit. Bei einer Online-Versammlung treffen sich alle gleichzeitig per Video, diskutieren, stellen Fragen und stimmen dann live ab. Die Online-Versammlung erfordert eine vorherige 75%-Zustimmung der WEG, der Umlaufbeschluss nicht. Die Online-Versammlung ist besser für komplexe Themen, der Umlaufbeschluss für schnelle, einfache Entscheidungen.
Was tun, wenn es schwierig wird?
Wenn die WEG nicht weiterkommt - weil jemand blockiert, weil die Technik scheitert, weil ältere Eigentümer sich nicht beteiligen - dann hilft nur eins: klare Strukturen und Geduld. Nutzen Sie die zertifizierten Schulungen der HWV für "Digitale WEG-Verwalter" - 16 Stunden, 299 Euro, aber mit Praxisbezug. Lassen Sie sich von einem Fachanwalt prüfen, ob Ihre Vorlagen rechtssicher sind. Und sprechen Sie mit den Eigentümern, nicht nur über die Plattform, sondern über die Gründe, warum Entscheidungen nötig sind.
Die digitale WEG ist kein Trend. Sie ist die Zukunft. Wer heute noch auf Papier und Briefkasten setzt, verliert Zeit, Geld und Einfluss. Wer die Regeln kennt und die Tools nutzt, führt seine Gemeinschaft sicher und effizient - auch in 2025 und darüber hinaus.
