DSGVO Besichtigung: Was Sie als Vermieter oder Bauherr wissen müssen

Bei einer DSGVO Besichtigung, die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung bei der Besichtigung von Wohnungen oder Häusern. Also known as Datenschutz bei Immobilienbesichtigungen, it ist kein Bonus, sondern Pflicht – und wer sie ignoriert, riskiert hohe Bußgelder. Es geht nicht nur darum, Namen aufzuschreiben. Es geht darum, wer welche Daten sammelt, wozu und wie lange. Viele Vermieter denken, dass sie einfach jemanden in die Wohnung lassen dürfen – aber das ist ein Irrtum. Die DSGVO betrifft jede Besichtigung, egal ob mit oder ohne Vertrag, ob online oder vor Ort.

Wenn Sie als Vermieter eine Besichtigung organisieren, müssen Sie klären: Wer kommt? Warum? Und was passiert mit seinen Daten? Ein Name, eine Telefonnummer, eine E-Mail – das sind personenbezogene Daten. Und die dürfen Sie nur sammeln, wenn der Besucher Einwilligungserklärung, die freiwillige, informierte und dokumentierte Zustimmung zur Verarbeitung seiner Daten gibt. Das bedeutet: Keine Zettelchen mit Namen ohne Erklärung. Keine Liste auf dem Küchentisch. Keine automatische Erfassung über digitale Terminkalender, wenn der Besucher nicht weiß, wofür seine Daten verwendet werden. Auch Mieterdaten, Daten von Personen, die bereits in einer Wohnung wohnen oder Interesse an einer Mietwohnung haben dürfen nicht einfach weitergegeben werden – selbst nicht an den Nachmieter oder an den Handwerker, der die Wohnung vorbereitet. Jede Weitergabe braucht eine eigene Rechtsgrundlage.

Was passiert, wenn Sie es falsch machen? Eine Abmahnung von einem Wettbewerbsanwalt, ein Bußgeld von bis zu 20 Millionen Euro – oder 4 % Ihres Jahresumsatzes. Und das nicht nur, wenn Sie Daten verkaufen. Schon das unsachgemäße Speichern einer Telefonnummer auf einem Handy, das nicht verschlüsselt ist, kann reichen. Die Aufsichtsbehörden prüfen nicht nur große Unternehmen. Auch kleine Vermieter werden kontrolliert. Die gute Nachricht: Es ist einfach, das richtig zu machen. Nutzen Sie ein einheitliches Formular mit klaren Hinweisen. Erklären Sie vor Ort, warum Sie die Daten brauchen. Und löschen Sie sie, sobald die Besichtigung abgeschlossen ist – wenn kein Vertrag folgt. Keine Ausreden. Keine "Ich hab’s doch nur für mich aufgeschrieben"-Argumente.

Immer wieder sehen wir, wie Handwerker oder Makler bei einer Besichtigung Fotos machen – ohne zu fragen. Das ist ein klassischer Fehler. Ein Foto vom Wohnzimmer, von der Küche, vom Balkon – das ist personenbezogene Datenverarbeitung, wenn es jemanden zeigt, der nicht einwilligt. Selbst wenn der Mieter nicht im Bild ist: Wenn die Wohnung identifizierbar ist und der Besucher darauf hinweist, dass er Interesse hat, dann ist das ein Datenfluss, der reguliert ist. Die Lösung? Klare Regeln: Keine Fotos ohne schriftliche Zustimmung. Keine WhatsApp-Gruppen mit Besucherlisten. Keine automatischen E-Mail-Versandlisten. Alles, was digital ist, muss sicher sein. Und alles, was schriftlich ist, muss verständlich sein.

Was Sie in den Artikeln unten finden, ist keine Theorie. Das sind konkrete Fälle, die wir in der Praxis gesehen haben: Ein Vermieter, der eine Besichtigungsliste auf einem unverschlüsselten USB-Stick gespeichert hatte. Ein Makler, der die Kontaktdaten von 80 Interessenten für zwei Jahre gespeichert hat – ohne Rechtsgrundlage. Ein Bauherr, der bei einer Besichtigung eines Einfamilienhauses den Namen des Besuchers in seine Baupläne eingetragen hat – und später den Kontakt nicht mehr brauchte. Alle haben die gleiche Frage gestellt: War das jetzt illegal? Die Antwort: Ja. Und es war vermeidbar.

Die folgenden Beiträge zeigen Ihnen, wie Sie DSGVO-Besichtigungen richtig organisieren – ohne Angst, ohne Komplikationen, ohne teure Fehler. Sie lernen, wie Sie Formulare schreiben, wie Sie Daten löschen, wie Sie mit Handwerkern zusammenarbeiten und wie Sie Ihre Kunden beruhigen, statt sie zu verunsichern. Es geht nicht um Perfektion. Es geht darum, verantwortungsvoll zu handeln. Und das können Sie – mit klaren Regeln und einem einfachen System.