Ein Mietinteressent kommt zur Besichtigung. Sie zeigen die Wohnung, beantworten Fragen, und am Ende fühlen Sie sich gut - alles scheint perfekt. Doch dann landet ein Brief von der Datenschutzbehörde auf Ihrem Tisch: eine Abmahnung. Warum? Weil Sie vor der Besichtigung das Nettoeinkommen abgefragt haben. Oder weil Sie den Personalausweis kopiert haben, ohne den Mieter zu informieren. Das passiert öfter, als man denkt. In 68 % der Fälle, so eine Umfrage des Deutschen Mieterbundes aus 2023, werden Vermieter datenschutzrechtlich falsch handeln - oft ohne es zu merken.
Phase 1: Terminvereinbarung - Nur das Nötigste
Bevor jemand die Wohnung betritt, dürfen Sie nur zwei Dinge erfassen: Name und Kontaktdaten (Telefonnummer oder E-Mail). Nicht mehr. Kein Geburtsdatum, keine Berufsbezeichnung, kein Einkommen. Selbst wenn Sie den Interessenten per Formular oder Online-Portal fragen: Wer das Nettoeinkommen abfragt, bevor er die Wohnung gesehen hat, handelt rechtswidrig.Warum? Die DSGVO erlaubt die Erhebung von Daten nur, wenn sie nötig sind. Und bis zur Besichtigung ist kein konkreter Mietwunsch da. Sie haben kein berechtigtes Interesse, die finanzielle Lage zu prüfen, bevor der Mensch überhaupt weiß, ob ihm die Wohnung gefällt. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat das 2018 klar festgelegt - und bis heute bleibt das gültig.
Was ist mit offenen Besichtigungsterminen? Wenn Sie jeden Montag von 15 bis 17 Uhr öffnen, und Leute einfach vorbeikommen, dann dürfen Sie nur Name und Telefonnummer aufschreiben. Keine Adressen, keine E-Mails, keine Nachweise. Das reicht, um sie bei Absage zu benachrichtigen. Alles andere ist überflüssig - und damit unzulässig.
Wenn Sie aber gezielt nur ausgewählte Interessenten einladen - etwa weil die Wohnung noch vermietet ist und Sie mit dem aktuellen Mieter Termine abstimmen müssen - dann dürfen Sie in diesem Fall auch eine Mieterselbstauskunft verlangen. Aber nur auf Basis des berechtigten Interesses (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Und selbst dann: Nur, wenn es wirklich nötig ist. Und nur, wenn Sie den Interessenten vorher darüber informieren.
Phase 2: Während der Besichtigung - Identität prüfen, aber nicht ausfragen
Jetzt ist der Interessent da. Er sieht die Wohnung, stellt Fragen, fühlt sich wohl. In dieser Phase dürfen Sie:- Name und Vorname erfassen
- die Anschrift notieren
- den Personalausweis vorzeigen lassen - und das dokumentieren
Warum das? Sie müssen sicherstellen, dass die Person, die die Wohnung besichtigt, auch wirklich die ist, die später mieten will. Das ist legitim. Das Landgericht Berlin bestätigte 2020, dass die Identitätsprüfung ein berechtigtes Interesse des Vermieters darstellt.
Aber: Keine Fragen zum Einkommen, zur Arbeitsstelle oder zum Bankkonto. Das ist jetzt noch zu früh. Selbst wenn der Interessent von selbst sagt: „Ich verdanke 4.000 Euro netto“ - antworten Sie nicht mit: „Ach, perfekt, bringen Sie doch den Gehaltsnachweis mit.“ Sie dürfen nicht nachfragen. Sie dürfen nicht anregen. Sie dürfen nicht darauf hinarbeiten. Das ist ein klassischer Fall von unzulässiger Datenerhebung.
Ein Urteil des Landgerichts Berlin aus 2021 (Az: 16 O 441/20) hat genau das untersagt: Wer während der Besichtigung nach finanziellen Verhältnissen fragt, handelt unverhältnismäßig. Die DSGVO schützt nicht nur Daten - sie schützt auch vor psychologischem Druck. Wenn jemand sich in einer Wohnung wohlfühlt, ist er anfällig für Fragen. Das dürfen Sie nicht ausnutzen.
Phase 3: Nach der Besichtigung - Wenn Interesse besteht
Erst jetzt, wenn der Interessent sagt: „Ich möchte die Wohnung mieten“, wechselt die Rechtsgrundlage. Jetzt geht es um die Vertragsanbahnung - und das erlaubt mehr. Hier greift Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Jetzt dürfen Sie:- das Nettoeinkommen erfragen
- den Arbeitgeber und die Beschäftigungsart abfragen
- den bisherigen Wohnsitz verlangen
- eine Mieterselbstauskunft verlangen
Das ist der einzige Zeitpunkt, an dem Sie die vollständige Selbstauskunft verlangen dürfen. Und selbst dann: Nur, wenn Sie den Interessenten vorher informieren. Das heißt: Ein Formular mit Hinweisen gemäß Artikel 13 DSGVO muss vor der Übergabe ausgehändigt werden. Was wird erhoben? Warum? Wer bekommt die Daten? Wie lange werden sie gespeichert?
Der Haus & Grund Verband hat ein Muster-Informationblatt veröffentlicht - nutzen Sie es. Es ist kostenlos, klar formuliert und schützt Sie. Die Berliner Datenschutzbeauftragte bietet sogar einen kostenlosen Online-Check an, der Ihnen zeigt, ob Ihr Formular rechtssicher ist. Bis September 2023 haben über 12.000 Vermieter ihn genutzt. Warum nicht auch Sie?
Wichtig: Gehaltsnachweise (Lohnabrechnungen, Arbeitgeberbescheinigungen) dürfen Sie erst verlangen, wenn der Interessent schriftlich bestätigt hat, dass er die Wohnung mieten will - und zwar vor der Unterzeichnung des Mietvertrags. Der VDIV hat das 2022 klargestellt: Keine Nachweise vor dem konkreten Interessensbekunden. Keine Nachweise vor der Bewerbung. Nur danach.
Was Sie niemals fragen dürfen
Es gibt Daten, die nie - unter keinen Umständen - erlaubt sind. Auch nicht nach der Besichtigung:- Familienstand (verheiratet, ledig, geschieden)
- genaue Bankkontostände
- religiöse Überzeugungen
- Gesundheitsdaten (z. B. ob jemand eine Behinderung hat)
- Polizeiliches Führungszeugnis (außer bei bestimmten Wohnformen wie Pflege-WGs, und selbst dann nur mit Zustimmung)
Ein Urteil des Landgerichts Köln aus 2022 (Az: 28 O 189/21) hat das klar gesagt: Diese Fragen sind diskriminierend und verstoßen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und die DSGVO. Sie dürfen nicht nach dem Familienstand fragen, nur weil Sie Angst haben, dass jemand mit Kindern kommt. Sie dürfen nicht nach dem Kontostand fragen, nur weil Sie unsicher sind. Das ist kein Risikomanagement - das ist Rechtsverletzung.
Digitalisierung: Apps, Videos, Online-Formulare
Im Jahr 2025 ist fast jeder Vermieter digital unterwegs. Aber Digitalisierung bedeutet nicht, dass Sie die Regeln vergessen dürfen. Ganz im Gegenteil.Wenn Sie Besichtigungen per Videocall machen: Aufzeichnungen sind verboten, es sei denn, der Interessent gibt ausdrücklich, schriftlich und dokumentiert seine Einwilligung nach Artikel 7 DSGVO. Und selbst dann: Nur für den Zweck der Besichtigung. Nicht für Schulungen, nicht für Marketing, nicht für die Zukunft.
Online-Formulare? Sie müssen datenschutzkonform sein. Das bedeutet: Keine automatische Vorauswahl von Daten, keine Standard-Felder für Einkommen, keine Pflichtfelder, die nicht erlaubt sind. Die Bundesregierung plant ab 2025 ein zertifiziertes digitales Mieterselbstauskunftssystem - das wird die Standards noch strenger machen. Wer jetzt noch ein selbstgebasteltes PDF mit 20 Feldern versendet, läuft Gefahr, bald nicht mehr kompatibel zu sein.
Professionelle Immobilienverwaltungen haben das längst verstanden: 89 % von ihnen nutzen DSGVO-konforme Prozesse, so eine TU Berlin-Studie aus 2023. Private Vermieter? Nur 37 %. Der Unterschied liegt nicht am Wissen - sondern an der Struktur. Wer einen klaren Ablauf hat, macht weniger Fehler.
Was passiert, wenn Sie falsch handeln?
Die Strafen sind kein Mythos. Im ersten Halbjahr 2023 verhängte die Berliner Datenschutzbehörde allein 17 Bußgelder im Wohnungssektor. Eines davon: 8.500 Euro - für eine Firma, die vor der Besichtigung Gehaltsnachweise verlangt hatte.Abmahnungen steigen: Von 32 im Jahr 2019 auf 287 im Jahr 2022. Die durchschnittliche Abmahngebühr stieg von 295 auf 375 Euro. Und das sind nur die Fälle, die entdeckt wurden. Die meisten bleiben unbemerkt - bis jemand beschwert.
Und dann gibt es noch den Reputationsschaden. Wer als Vermieter als „datenschutzunfreundlich“ gilt, verliert Mieter. Heute fragen 72 % der Interessenten vor der Besichtigung nach: „Wie handhaben Sie den Datenschutz?“ Wer da keine klare Antwort hat, verliert den ersten Eindruck.
Was tun? 5 Schritte zu einem sicheren Ablauf
1. Terminvereinbarung: Nur Name und Telefonnummer. Kein Einkommen, keine Adresse, kein Geburtsdatum. 2. Bei Besichtigung: Identitätsprüfung mit Personalausweis - aber nur zeigen lassen, nicht kopieren. Keine finanziellen Fragen. 3. Nach Interessensbekundung: Erst jetzt die Mieterselbstauskunft verlangen - mit schriftlichem Hinweis nach Artikel 13 DSGVO. 4. Gehaltsnachweise: Nur nach schriftlichem Bestätigung der Mietabsicht - und nur als Kopie, nicht als Original. 5. Dokumentation: Alle Daten nur so lange speichern, wie nötig - maximal sechs Monate nach Absage oder Vertragsabschluss. Danach löschen.Ein einfaches Protokoll - mit Datum, Name, was erhoben wurde, und wie lange es gespeichert wird - reicht. Keine komplizierten Systeme nötig. Nur Ordnung.
Fazit: Klare Regeln, weniger Stress
DSGVO-konforme Besichtigungen sind kein Hindernis - sie sind ein Schutz. Für Sie. Für den Mieter. Für die Rechtssicherheit. Wer sie einhält, vermeidet Abmahnungen, Bußgelder und Ärger. Wer sie ignoriert, riskiert mehr als Geld - er riskiert sein Ansehen als Vermieter.Die Regeln sind einfach. Die Konsequenzen sind klar. Und die Lösungen - Musterformulare, Online-Checks, Schulungen - sind kostenlos verfügbar. Sie müssen nur anfangen. Heute. Nicht morgen. Nicht nächste Woche. Heute.
