Wenn Sie als Vermieter Daten von Mietern sammeln – Name, Adresse, Einkommen, Kopien des Ausweises – dann verarbeiten Sie personenbezogene Daten, Informationen, die eine natürliche Person identifizieren können. Diese fallen unter die DSGVO, und die Regeln gelten für jeden, der Wohnungen vermietet, egal ob privat oder als Unternehmen. Die DSGVO ist kein Buchhaltungsthema, sondern ein Schutz für Menschen. Wer sie ignoriert, riskiert nicht nur Ärger mit dem Mieter, sondern auch Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes.
Was genau dürfen Sie tun? Sie dürfen Mieterdaten nur speichern, wenn es für den Mietvertrag nötig ist. Das bedeutet: Name, Anschrift, Einkommensnachweis und Identitätsprüfung sind erlaubt. Aber Sie dürfen nicht einfach die gesamte Akte im Keller liegen lassen, wenn der Mieter ausgezogen ist. Nach drei Jahren nach Vertragsende müssen Sie die Daten löschen – es sei denn, Sie haben einen rechtlichen Grund, sie länger aufzubewahren, etwa wegen offener Forderungen. Auch die Weitergabe an Dritte, wie z.B. Makler oder Hausverwaltungen, braucht eine klare Einwilligung oder einen gesetzlichen Grund. Ein Datenschutzbeauftragter, eine Person, die die Einhaltung der Datenschutzregeln überwacht ist nur verpflichtend, wenn Sie mehr als neun Mitarbeiter beschäftigen oder regelmäßig große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten. Für die meisten Privatvermieter gilt das nicht – aber das heißt nicht, dass sie nichts tun müssen.
Der Mietvertrag ist der wichtigste Punkt. Er muss klar sagen, welche Daten Sie erheben, warum und wie lange. Keine lauten, unsichtbaren Klauseln. Ein einfacher Satz wie: „Wir speichern Ihre Daten zur Abwicklung des Mietverhältnisses und löschen sie drei Jahre nach Beendigung“ reicht. Und Sie müssen dem Mieter auf Anfrage zeigen, welche Daten Sie über ihn haben – innerhalb von einem Monat. Auch die Sicherheit zählt: E-Mails mit Ausweiskopien verschicken Sie nicht einfach unverschlüsselt. Ein Passwort-geschütztes PDF oder ein verschlüsselter Datenträger ist besser. Und wer seine Unterlagen digital speichert, braucht ein sicheres Passwort und keine offene Cloud-Ordner-Struktur.
Die meisten Probleme entstehen nicht durch böse Absichten, sondern durch Unwissenheit. Ein Vermieter denkt, er braucht den Ausweis nur für die Akte – aber er vergisst, dass er ihn danach nicht einfach so aufbewahren darf. Ein anderer schickt alle Mietverträge an seinen Steuerberater, ohne zu fragen, ob das erlaubt ist. Die DSGVO ist kein Hindernis, sondern eine klare Anleitung. Wer sie befolgt, schützt sich vor teuren Klagen und gewinnt das Vertrauen der Mieter. Unten finden Sie konkrete Beispiele, wie andere Vermieter die Regeln richtig umgesetzt haben – von der Datenspeicherung bis zur Reaktion auf Mieteranfragen.
Erfahren Sie, wie Sie Mietbesichtigungen datenschutzkonform durchführen, um Abmahnungen zu vermeiden. Die klaren Regeln der DSGVO für jede Phase - von der Terminvereinbarung bis zur Mieterselbstauskunft.