Vorbereitung der Verkaufsunterlagen: Die ultimative Checkliste für Immobilienverkäufer in Deutschland

Warum Ihre Unterlagen den Verkauf entscheiden

Ein Haus zu verkaufen ist mehr als ein Schild vor die Tür zu stellen. In Deutschland entscheidet oft schon die Verkaufsunterlagen, ob ein Interessent wirklich zahlt - oder ob der Verkauf monatelang stecken bleibt. Viele Verkäufer unterschätzen, wie viel Zeit und Geld ein fehlender Energieausweis oder ein veralteter Grundriss kosten kann. Laut einer Studie des Deutschen Notarinstituts aus 2023 führt ein unvollständiger Unterlagenstack in 7 von 10 Fällen zu Verzögerungen von drei bis sechs Wochen. Und das, obwohl die meisten Dokumente eigentlich einfach zu besorgen wären - wenn man weiß, was nötig ist.

Die fünf unverzichtbaren Dokumente

Bevor Sie auch nur einen einzigen Interessenten ins Haus lassen, müssen diese fünf Unterlagen vollständig und aktuell vorliegen. Fehlt auch nur eines, riskieren Sie nicht nur Zeit, sondern auch rechtliche Folgen.

• Grundbuchauszug: Er zeigt, wer wirklich Eigentümer ist und ob Lasten wie Hypotheken oder Vorkaufsrechte bestehen. Er muss maximal 14 Tage alt sein, wenn er beim Notar vorgelegt wird. In fast allen Städten können Sie ihn online bestellen - die Bundesnotarkammer bestätigt, dass 76 % der Grundbuchämter mittlerweile digitale Anträge entgegennehmen. Achten Sie darauf, dass er den aktuellen Eigentümer und alle eingetragenen Rechte enthält.
• Energieausweis: Dieser ist gesetzlich Pflicht. Ohne ihn können Sie nicht verkaufen. Seit dem Gebäudeenergiegesetz (GEG) vom 1. November 2023 gilt: Der Ausweis muss den tatsächlichen Energieverbrauch zeigen, nicht nur eine Schätzung. Ein fehlender Energieausweis kann Bußgelder von bis zu 15.000 Euro nach sich ziehen - und laut Fachanwalt Dr. Michael Schröder ist er der häufigste Grund für Abbrüche: In 38 % der Fälle ziehen Käufer sich zurück, weil er fehlt.
• Wohnflächenberechnung: Sie muss nach der Wohnflächenverordnung (WoFIV) erstellt sein und darf maximal 10 Jahre alt sein. Doch 78 % der Käufer verlangen heute einen neueren Nachweis. Viele Verkäufer glauben, ihre alte Berechnung reicht aus - doch das ist ein Trugschluss. Ein falscher Quadratmeter kann später zu Schadensersatzforderungen führen.
• Grundriss: Der Plan muss genau sein. Wenn Sie vor 20 Jahren eine Wand umgezogen haben, muss das draufstehen. 63 % der Verkäufer haben laut Engel & Völkers Schwierigkeiten, aktuelle Pläne zu finden. Alte Bauzeichnungen aus dem Keller reichen nicht. Holen Sie sich den aktuellen Grundriss vom Bauamt - oder lassen Sie ihn von einem Sachverständigen neu erstellen.
• Flurkarte / Lageplan: Dieser zeigt die exakte Lage Ihres Grundstücks mit Flurstücksnummer. Er wird beim Katasteramt beantragt und ist besonders wichtig, wenn Grenzstreitigkeiten möglich sind. Die Nummer finden Sie meist im Grundbuchauszug - dann brauchen Sie nur noch den passenden Lageplan dazu.

Eigentumswohnung? Dann brauchen Sie mehr

Wenn Sie eine Wohnung verkaufen, sind die Unterlagen komplexer als bei einem Einfamilienhaus. Hier kommen drei Dokumente hinzu, die Sie nicht vergessen dürfen.

• Teilungserklärung: Sie regelt, wer was besitzt - also welcher Teil der Wohnung Ihnen gehört und welcher gemeinschaftlich ist. Diese Dokumente liegen oft bei der Hausverwaltung. 41 % der Verkäufer von Eigentumswohnungen haben Schwierigkeiten, sie zu finden - weil sie verloren gegangen sind oder nicht richtig archiviert wurden.
• Abgeschlossenheitsbescheinigung: Diese Bescheinigung vom Bauordnungsamt beweist, dass Ihre Wohnung als eigenständige Einheit genehmigt wurde. 58 % der Verkäufer nennen sie als größte Hürde - besonders bei älteren Gebäuden, wo Umbauten früher nicht immer offiziell angemeldet wurden.
• Eigentümerversammlungsprotokolle: Die letzten drei Jahre müssen vorliegen. Käufer wollen wissen, ob es Streit gibt - etwa über Sanierungen, Heizkosten oder Mängelbeseitigung. Ein Protokoll mit mehr als zwei abgelehnten Anträgen in den letzten Jahren kann den Kaufpreis drücken.

Wenn die Immobilie vermietet ist

Ein vermieteter Mieter ist kein Nachteil - aber er verlangt mehr Papierkram. Käufer wollen wissen, wer da wohnt, wie viel Miete fließt und ob es Probleme gibt.

• Kopien der Mietverträge: Nur die letzten zwei Verträge sind nötig - aber sie müssen die Miethöhe, die Kündigungsfrist und die letzte Mieterhöhung enthalten. Die letzte Mieterhöhung muss rechtlich zulässig sein - sonst kann der Käufer später den Vertrag anfechten.
• Nebenkostenabrechnungen der letzten drei Jahre: Käufer prüfen, ob die Nebenkosten korrekt umgelegt wurden. Wenn in den letzten drei Jahren ständig Nachzahlungen fällig wurden, wird das als Risiko gewertet.
• Aktueller Wirtschaftsplan: Dieser Plan zeigt, wie die Hausgelder verwendet werden - für Reparaturen, Versicherungen, Heizung, etc. Ein fehlender Wirtschaftsplan ist ein rotes Licht für Käufer, die in eine sichere Rendite investieren wollen.

Sanierungen? Dann brauchen Sie Nachweise

Seit dem GEG 2023 ist es kein Bonus mehr, wenn Sie die Heizung erneuert oder die Dämmung verbessert haben - es ist Pflicht, das nachzuweisen. 74 % der Käufer fragen heute gezielt nach Sanierungen.

• Rechnungen und Belege für Heizung, Fenster, Dachdämmung, Wärmepumpe - alles muss aufbewahrt werden.
• Wenn Sie Fördermittel erhalten haben (z. B. von der KfW), müssen Sie die Bewilligungsbescheide vorlegen.
• Bei Dachsanierungen: Der Dachdecker muss eine Bestätigung über die Isolierleistung ausstellen.
• Wenn Sie im Jahr 2020 die Fenster gewechselt haben, brauchen Sie den Energieausweis von damals - und den neuen nach der Sanierung.

Ein Verkäufer aus Leipzig, der im Herbst 2024 seine 1970er-Wohnung verkaufte, erzählte, dass er zwei Wochen gebraucht hat, um alle Rechnungen aus dem Keller zu holen. Am Ende hatte er 17 Belege - und der Käufer zahlte 8 % mehr, weil er sah, dass alles ordentlich gemacht war.

Denkmalschutz? Dann wird’s komplizierter

Wenn Ihr Haus unter Denkmalschutz steht, brauchen Sie einen zusätzlichen Nachweis - und zwar von der Denkmalbehörde. Der Antrag ist formlos, aber die Bearbeitung dauert durchschnittlich 23 Tage. Das ist ein großer Faktor, wenn Sie schnell verkaufen wollen. Viele Verkäufer ignorieren diesen Punkt - bis der Notar ihn beim Termin anspricht. Dann ist es zu spät.

Was viele vergessen - und warum es teuer wird

Die häufigsten Fehler sind nicht die großen, sondern die kleinen, die man übersehen kann:

• Baubeschreibung: Diese Beschreibung vom Bauamt enthält alle technischen Details: Materialien, Dachneigung, Fundament, Heizungsart. In Berlin dauert der Abruf 22 Tage, in Köln nur 9. Viele Verkäufer warten, bis der Käufer sie verlangt - und verlieren dann wertvolle Zeit. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit liegt bei 18 Tagen - das ist die größte Verzögerungsquelle.
• Vollmacht oder Erbschein: Wenn Sie nicht der ursprüngliche Eigentümer sind, brauchen Sie einen Nachweis, dass Sie verkaufen dürfen. Bei Erbschaften: Erbschein. Bei Vertretung: notariell beglaubigte Vollmacht.
• Wohnungsübergabeprotokoll: Wenn die Wohnung vermietet ist, brauchen Sie ein Protokoll, das den Zustand bei Übergabe an den Mieter festhält. Viele haben es nicht mehr - aber es schützt Sie vor späteren Schadensersatzansprüchen.

Experten wie Sandra Müller von Immoverkauf24 sagen: Verkäufer vergessen durchschnittlich 6,2 Dokumente. Die meisten davon sind nicht teuer - aber sie kosten Zeit. Und Zeit ist bei einem Verkauf das teuerste Gut.

Wie viel kostet alles?

Die Kosten für die Unterlagen variieren stark - je nach Region und Zustand der Immobilie.

Insgesamt liegen die durchschnittlichen Kosten laut IVD 2024 bei 287 Euro. Wer einen Makler beauftragt, zahlt zusätzlich 385 Euro - aber spart durchschnittlich 14 Tage Zeit. 61 % der Verkäufer in Leipzig und anderen Großstädten nutzen diesen Service heute - weil sie keine Zeit haben, durch Ämter zu laufen.

Was kommt 2025-2027? Die Zukunft der Verkaufsunterlagen

Die Regierung plant massive Änderungen. Ab 2027 soll es ein digitales Immobilienstammbuch geben - ein zentraler Speicher, der alle Dokumente automatisch bereitstellt. Das bedeutet: Kein Grundbuchauszug mehr beantragen, kein Energieausweis mehr suchen. Alles wird digital verknüpft.

Bis dahin gilt: Wer heute sorgfältig dokumentiert, hat morgen einen Vorteil. Die EU-Richtlinie 2023/1791 schreibt ab 2027 auch für Deutschland strengere Energieanforderungen vor - und wer jetzt keine Sanierungsbelege hat, wird später bei jedem Verkauf benachteiligt.

Die Zukunft gehört nicht dem, der am meisten Geld hat - sondern dem, der am besten dokumentiert hat.

Checkliste zum Ausdrucken - Ihr praktischer Leitfaden

1. Grundbuchauszug (max. 14 Tage alt) - online bestellen
2. Energieausweis (aktuell, mit Verbrauchswerten) - nicht nur Schätzung
3. Wohnflächenberechnung (nach WoFIV, nicht älter als 10 Jahre)
4. Genauer Grundriss (mit allen Umbauten)
5. Flurkarte mit Flurstücksnummer
6. Teilungserklärung (bei Eigentumswohnung)
7. Abgeschlossenheitsbescheinigung (bei Wohnung)
8. Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen
9. Kopien der Mietverträge (letzte zwei)
10. Nebenkostenabrechnungen der letzten drei Jahre
11. Aktueller Wirtschaftsplan
12. Rechnungen und Belege für alle Sanierungen der letzten 10 Jahre
13. Baubeschreibung vom Bauamt
14. Vollmacht oder Erbschein (falls nicht Original-Eigentümer)
15. Denkmalschutznachweis (falls zutreffend)
16. Wohnungsübergabeprotokoll (bei vermieteter Immobilie)

Prüfen Sie diese Liste vor dem ersten Besichtigungstermin. Wenn Sie alle Punkte abgehakt haben, sind Sie bereit - nicht nur rechtlich, sondern auch wirtschaftlich.

Was tun, wenn ein Dokument fehlt?

Keine Panik. Aber handeln Sie schnell.

• Energieausweis fehlt? Sofort einen Energieberater beauftragen. Die Ausstellung dauert 1-3 Tage.
• Baubeschreibung nicht verfügbar? Kontaktieren Sie das Bauamt - und fragen Sie, ob digitale Archive existieren. Falls nicht: Lassen Sie einen Architekten einen neuen Plan erstellen.
• Teilungserklärung verloren? Beim Grundbuchamt anfragen - oft gibt es eine Kopie.
• Abgeschlossenheitsbescheinigung fehlt? Bei der Baubehörde beantragen - aber rechnen Sie mit 4-6 Wochen Wartezeit.

Wenn Sie mehr als zwei Dokumente nicht besorgen können, überlegen Sie, ob ein Makler helfen kann. Ein guter Makler kennt die Ämter, die Fristen, die Kosten - und hat schon oft diese Probleme gelöst.